PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
W projekcie od urzędu miasta mamy przewidziane koszty transportu. Obcięto nam dotację, więc i ta kwota musiała się zmniejszyć. Nasz współpracownik robi badania w terenie, jeździ po wylosowanych miejscowościach swoim samochodem. Już wiemy, że nie starczy nam pieniędzy z projektu, jeśli będziemy rozliczać go stawką z rozporządzenia. Czy możemy obniżyć kwotę zwrotu za kilometr? Czy możemy rozliczać po prostu faktury za benzynę?
DORADCZYNI SERWISU PORADNIK.NGO.PL ODPOWIADA
Zasady rozliczania podróży służbowych
Nie ma w prawie zasad rozliczania podróży służbowych odnoszących się wyłącznie do organizacji pozarządowych. Dlatego NGO powinna sama ustalić zasady rozliczania podróży służbowych (potocznie: delegacji). Jeśli NGO nie ustaliła takich zasad, przyjmuje wtedy zasady obowiązujące w jednostkach budżetowych.
W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną w NGO na podstawie umowy o pracę (kodeks pracy), umowy-zlecenia, umowy o dzieło (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), członka stowarzyszenia, wolontariusza (ustawa o działalności pożytku publicznego).
W przypadku osób samozatrudnionych koszty podróży powinny być uwzględnione w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej przez te osoby, czyli powinny być częścią kosztów usługi świadczonej przez tę osobę.
W przypadku współpracowników: osób zatrudnionych na umowę-zlecenie czy umowę o dzieło informacja o rozliczeniu ich podróży powinna być zawarta w tych umowach.
W praktyce stowarzyszenia i fundacje stosują często regulacje przygotowane dla sfery budżetowej (państwowej lub samorządowej), czyli:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznj w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
; ;
