13 rad: Jak dobrze napisać sprawozdanie z dotacji?

Poniższe wskazówki w szczegółach dotyczą wyłącznie sprawozdań z realizacji zadań publicznych, które zostały przyznane według „starego” Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania). Dlatego sprawozdania sporządza się na starym wzorze formularza, na papierze (formularz ten jest załacznikiem do tej wiadomości). W praktyce sytuacja ta dotyczy konkursów, które zostały ogłoszone przed 3 września 2016. Po tej dacie obowiązuje już nowe rozporządzenie i nowe wzory sprawozdań.

13 rad: Jak poprawnie napisać sprawozdanie z realizacji zadania publicznego (projektu)?

1. KONIECZNIE ZAPOZNAJ SIĘ Z UMOWĄ DOTACYJNĄ ORAZ JEJ ZAŁĄCZNIKAMI.
   NIE PRZEOCZ ANEKSÓW!

2. Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego (projektu) musi być złożone w terminie określonym w umowie. To 30 dni po dacie końca zadania.

3. Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego (projektu) musi być zgodne z:

• stanem faktycznym – tj. należy opisać to, co zostało zrobione, co się naprawdę wydarzyło,
• ofertą,
• harmonogramem
• kosztorysem
  – które stanowią załączniki do umowy.
  Należy uwzględnić wszystkie aneksy do umowy (jeśli były zawierane).

4. Jeśli w trakcie realizacji zadania (projektu) nastąpiły zmiany w stosunku do umowy, a nie uzyskaliśmy na nie zgody drugiej strony umowy dotacyjnej (tj. Urzędu – biura lub wydziału dzielnicy), należy je opisać i uzasadnić w sprawozdaniu.
   W takim przypadku musimy jednak liczyć się z tym, że mogą nie zostać zaakceptowane.
   Zmiany te opisujemy w Części I. Sprawozdanie merytoryczne, Punkt 1 Informacje czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego.

5. Sprawdź w umowie dotacyjnej, czy możliwe są przesunięcia między pozycjami w kosztorysie zadania, które są finansowane z dotacji. Zazwyczaj dopuszcza się zwiększenie pozycji kosztu finansowanego z dotacji o 10%. (patrz paragraf umowy Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy – we wzorze umowy jest to paragraf 11 pkt 4; wzór umowy jest zawarty w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, Dz. U. nr 6, poz. 25).
   Pamiętaj, że zwiększenie jednego kosztu oznacza zmniejszenie innego – gdyż suma kosztów ponoszonych z dotacji pozostaje taka sama.

6. Pamiętaj – wg wzoru umowy z Rozporządzenia aneksu do umowy o dotację wymagają zmiany dotyczące kwot opłat od uczestników, natomiast bez aneksu mogą być przesuwane kwoty między pozycjami: „środki finansowe własne”, „środki finansowe z innych źródeł”, „środki finansowe z innych źródeł publicznych”, „środki pozostałe” – o ile nie zmieni się ich suma. Istnieje jednak możliwość, że do Twojej umowy wprowadzone zostały inne zapisy, gdyż Urząd (biuro, wydział dzielnicy) ma taką możliwość – sprawdź to!

7. Sprawdź w zapisach umowy, czy jest dopuszczona zmiana procentowego udziału dotacji w kosztach zadania (jest to opisane w paragrafie umowy Procentowy udział dotacji w kosztach zadania publicznego – we wzorze umowy jest to paragraf 5 pkt 2 oraz paragraf Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy – we wzorze umowy jest to paragraf 11 pkt 5). Jeśli zmiana procentowego udziału dotacji w kosztach zadania jest dopuszczona, możesz rozliczyć większy lub mniejszy wkład własny.

8. Koszty zadania (projektu) rozliczane w sprawozdaniu muszą być poniesione w terminie określonym w umowie (patrz paragraf Sposób wykonania zadania publicznego – we wzorze umowy jest to paragraf 2 pkt 1).

9. Koszty zadania (projektu) rozliczane w sprawozdaniu muszą być udokumentowane dowodami księgowymi. Dotyczy to wszystkich kosztów projektu, również tych wykazywanych jako wkład własny. Szczegółowe informacje o dowodach księgowych znajdziesz w ustawie o rachunkowości lub tutaj: http://poradnik.ngo.pl/dokumenty-ksiegowe.

10. W sprawozdaniu rozliczaj tylko kwalifikowane koszty (niektóre wydziały lub biura Urzędu m.st. Warszawy w związku ze specyfiką działań stosują swoje wytyczne w tym względzie). Informacja o tym powinna być zamieszczona w ogłoszeniu konkursowym, upubliczniona na stronie Urzędu lub podana podczas podpisywania umowy o dotację). Ogólna zasada wynika z Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz Programu współpracy Urzędu m.st. Warszawy z organizacjami pozarządowymi: kosztami kwalifikowanymi są wszystkie koszty związane z realizacją zadania, oprócz zakupu gruntów, działalności gospodarczej, działalności politycznej i religijnej. Zgodnie z ustawą o wychowaniu w trzeźwości z dotacji nie sfinansujemy wyrobów alkoholowych. Pamiętaj! W różnych dziedzinach, np. pomocy społecznej, sporcie, ochronie zdrowia, obowiązują różne regulacje, które mogą mieć wpływ na kwalifikowalność kosztów zadania. Zapytaj o to urzędnika opiekującego się Twoją dotacją!

11. Dowody księgowe potwierdzające koszty poniesione w zadaniu (projekcie) muszą być opisane zgodnie z instrukcją Urzędu (biura lub wydziału dzielnicy). Jeśli instrukcja taka nie została przekazana przy podpisywaniu umowy dotacyjnej, dopytaj o nią urzędnika prowadzącego Twoją dotację.

12. Wszystkie koszty zadania (projektu) muszą być zaksięgowane na wydzielonym koncie księgowym. Dotyczy to wkładu własnego oraz dotacji. W przypadku organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję księgową wydatki z zadania muszą być wydzielone w inny sposób (np. poprzez prowadzenie dodatkowej ewidencji pomocniczej).

13. Wszystkie działania zrealizowane w zadaniu (projekcie) muszą być udokumentowane. Do sprawozdania z realizacji zadania nie trzeba dołączać oryginałów lub kopii dokumentów księgowych i dokumentów merytorycznych. Jeśli urząd zażąda dostarczenia ww. dokumentów oznacza to rozpoczęcie kontroli. O jej rozpoczęciu, przebiegu i zakończeniu organizacja musi być poinformowana.

Za: NGO