Budżet jest niezwykle ważną część wniosku.

Zanim zatwierdzimy budżet należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

Czy przewidziano wszystkie wydatki niezbędne do prawidłowej realizacji projektu?

Bywa, że organizacje opisują działania, które nie mają odniesienia w budżecie. Często dotyczy to takich działań jak np. ewaluacja, która może wymagać druku ankiet i opracowania raportu. Może to wynikać z faktu, że organizacja zamierza przeprowadzić konkretne działanie bezkosztowo. Warto jednak dodać na ten temat informację. W przeciwnym razie ekspert oceniający wniosek może uznać, że organizacja nie przewidując środków na wykonanie zadania może sobie nie poradzić z jego realizacją.

Czy uwzględniliśmy wydatki, które nie są uzasadnione w treści merytorycznej projektu?

Zdarza się, że w budżecie pojawia się pozycja, która nie ma odzwierciedlenia w treści merytorycznej.

Może wynikać to z paru względów. Po pierwsze, mieliśmy przewidziane jakieś działanie, z którego w trakcie opisu zrezygnowaliśmy, a zapomnieliśmy usunąć odpowiadającą pozycję z budżetu. Po drugie uznaliśmy jakiś koszt za niezbędny, ale zapomnieliśmy uzasadnić go w treści opisowej projektu.

Niestety taki niczym nie umotywowany koszt naraża nas na obniżenie oceny oraz na obniżenie wartości dotacji.

Czy jednostki miary są adekwatne do produktów i usług które zamierzamy nabyć?

Dzieląc wydatki na poszczególne kategorie kosztów musimy znać koszt jednostkowy towaru/usługi, ilość jednostek – czyli ile rzeczy danego typu planujemy zakupić i rodzaj miary (sztuka, osoba, miesiąc, itp). Wbrew pozorom nie tak łatwo jest oszacować koszty i nadać im konkretną miarę. Nie zawsze wiemy ile będziemy konkretnie potrzebować danej rzeczy. Np. planując zakup książek do biblioteczki organizacji możemy oszacować, że kupimy 10 sztuk książek po około 25 zł. Ale może się okazać, że jedna książka będzie kosztowała 40 zł, a na inne pozycje uzyskamy wysoki rabat i ich cena znacznie spadnie. W takich przypadkach dobrze jest zastosować jednostkę miary „pakiet” lub „średnio” i dodatkowo wyjaśnić w odpowiednim miejscu dlaczego zastosowaliśmy taką miarę.

Czy sposób przeliczenia kosztów (np. godziny pracy specjalistów, sposób wyżywienia itp.) jest czytelny dla odbiorcy?

Istotne jest by, podawać jasną kalkulację kosztów, np.

rodzaj kosztu: psycholog – 20 godzin na miesiąc, 1 godzina – 80 zł;

koszt jednostkowy – 1600 zł,

jednostka miary – miesiąc,

ilość jednostek – 12,

koszt całkowity – 19200 zł.

Jeżeli wpiszemy tylko rodzaj kosztu: psycholog i dodamy koszty bez określenia ilości przepracowanych miesięcznie godzin (i nie ma takiej informacji w innych punktach wniosku np. w rezultatach czy opisie działań) narazimy się na obniżenie punktacji w ocenie ze względu na brak możliwości oszacowania na ile koszt jest adekwatny do nakładu pracy.

Podanie zbyt uogólnionych kosztów nie jest dobrze widziane nie tylko w kategoriach dotyczących wynagrodzeń np. jeśli planujecie catering na szkolenie a nigdzie nie ma informacji – ilu będzie uczestników szkolenia to trudno ocenić, czy wydatek został dobrze przemyślany.

Czy koszty zostały oszacowane racjonalnie tzn. nie chcemy zbyt dużo, ale również zbyt mało pieniędzy?

Przeszacowanie jest równie groźne jak niedoszacowanie. Jeśli budżet jest zbyt duży w stosunku do zaplanowanych działań to bez względu na to jak dobrze wygląda część merytoryczna cały wniosek traci na wartości. W przypadku znacząco zaniżonych kosztów może wydawać się, że organizacja tworząca budżet nie orientuje się realiach i tym samym może nie podołać realizacji projektu. Warto więc zrobić rozeznanie rynku, poszukać cenników usług, czy towarów, które zamierzamy nabyć.

Czy przewidziane przez nas koszty są kosztami kwalifikowanymi w danym projekcie/konkursie?

W każdym regulaminie przygotowanym przez grantodawcę znaleźć można informację, jakie koszty są przez niego akceptowane, a jakie nie. Koniecznie należy zapoznać się z „katalogiem kosztów kwalifikowanych” i „katalogiem kosztów niekwalifikowanych”, by nie doprowadzić do sytuacji, w której umieścimy w budżecie koszt np. konferencji (i opiszemy ją szczegółowo – jako główne działanie merytoryczne), a tymczasem grantodawca zaznaczył w regulaminie, że nie finansuje konferencji lub szkoleń. Często wśród kosztów niekwalifikowanych pojawiają się koszty przygotowania projektu, koszty remontów czy zakupu nieruchomości itp. Szukając odpowiedzi na pytanie, jakie koszty są kwalifikowane warto również zwrócić uwagę na to, czy grantodawca konkretyzuje formę zatrudnienia personelu np. kwalifikowane są wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej już nie; czy można uwzględnić koszty związane z personelem np. podróże służbowe, koszty badań lekarskich czy szkolenia BHP, itp.

Czy uwzględniono potencjalne przychody z realizacji projektu, jeśli takie zaplanowano?

Zdarza się, że organizacje w ramach realizacji projektu przewidziały pobieranie opłat od uczestników np. za udział w szkoleniach, wyjazd turystyczny itp. Należy pamiętać, że takie działania może uwzględnić jedynie organizacja, która statutowo może prowadzić działalność odpłatną lub gospodarczą.

Warto też dokładnie zapoznać się z regulaminami – jako że niektórzy grantodawcy zastrzegają, że w ramach projektów przez nich dotowanych – nie można pobierać opłat od beneficjentów.

Co to są wyjaśnienia do budżetu?

W wielu formularzach istnieje miejsce (najczęściej tuż pod kosztorysem), w którym możemy uzasadnić konieczność poniesienia niektórych wydatków lub podać sposób ich kalkulacji, jeśli nie było wystarczająco dużo miejsca w tabeli budżetowej. Możemy tu też podać informację, czemu przyjęto taką a nie inną stawkę w przypadku konkretnej usługi. W tym miejscu dobrze jest też rozpisać koszty własne osobowe – w jaki sposób przeliczyliśmy ilość wolontariuszy, ilość godzin przez nich przepracowanych itp.

Czy posiadamy środki, by pokryć wydatki w trakcie oczekiwania na wpływ dotacji lub na kolejną transzę?

Wiele organizacji spotkało się z sytuacją, w której dotacja wpływała na konto po paru miesiącach od rozpoczęcia realizacji projektu. Niestety zdarza się to często i należy być na tą okoliczność przygotowanym. Dobrze jest na pierwszy miesiąc realizacji projektu zaplanować działania, które nie wymagają dużych nakładów finansowych, by w przypadku opóźnień w wpłacie dotacji nie zmieniać harmonogramu.

Wypłata dotacji bywa podzielona na części. Zazwyczaj, aby dostać kolejną część pieniędzy należy rozliczyć się z realizacji dotychczasowych działań i dotychczasowych wydatków. A to w praktyce oznacza, że środki mogą wpłynąć znów z pewnym opóźnieniem, bo osoba która nas rozlicza może zażądać dodatkowych wyjaśnień do naszego sprawozdania. Jej wątpliwości muszą być całkowicie rozwiane, by mogła wydać decyzję o następnym przelewie.

Często ostatnią transzę pieniędzy otrzymujemy już po całkowitym zakończeniu projektu. Oznacza to że musimy mieć środki na ostatnie działania, a po przedstawieniu sprawozdania końcowego i jego zaakceptowaniu przez grantodawcę, ten zrefunduje nam wydatki.

Jeśli nie posiadamy środków finansowych na dokończenie projektu możemy zaciągnąć pożyczkę dla organizacji pozarządowych (np. w Funduszu PAFPIO), którą spłacimy po otrzymaniu ostatniej transzy – tu należy jednak zachować daleko idącą ostrożność i starannie przeliczyć, czy uda się ją spłacić.

Czy w trakcie realizacji projektu można zmienić budżet?

Nie jest możliwe zwiększenie ogólnej kwoty dotacji, którą otrzymaliśmy. Zgodnie z podpisaną na realizację zadania umową czasami mamy możliwość drobnych przesunięć wydatków między kategoriami – limit jest określony przez grantodawcę. Bardzo często grantodawcy zastrzegają, że nie może ulec zmianie konkretna kategoria np. zarządzanie projektem, czy wynagrodzenie personelu.

Mówiąc wprost grantodawcy nie lubią, jeśli w trakcie realizacji projektu prosimy o zmianę budżetu. Zmiany budżetu niosą ze sobą konieczność podpisania aneksu do umowy, mogą też narazić nas na ocenę organizacji nie potrafiącej odpowiednio gospodarzyć środkami.

Dlatego już na etapie konstrukcji budżetu musimy szczególnie starannie przemyśleć wydatki, kategorie budżetowe i jednostki miary. W trakcie realizacji projektu może się okazać, że wystąpią pewne zmiany, np. otrzymamy szczególnie korzystną ofertę na zakup jakiegoś towaru (co spowoduje oszczędności) lub będzie więcej chętnych na konkretną usługę a mniej chętnych na inną. Dobrą strategią jest tworzenie kategorii budżetowych, które nie są zbyt szczegółowe i łączą w sobie kilka wydatków (np. „koszty bieżącej pracy biura – art. biurowe, czystość, przesyłki pocztowe, koszty bankowe, ubezpieczenie itp”). Istotna jest również zastosowana jednostka miary (np. „średnio”, „miesiąc”, „pakiet”). Pomocne również okazują się sformułowania „itd., itp.” przy wyliczaniu rodzaju usług/materiałów, zawartych w danej pozycji budżetowej.

Z drugiej strony stosowanie zbyt „grubych” kategorii może narazić nas na negatywną ocenę eksperta oceniającego, który uzna, że trudno oszacować adekwatność przyjętej wysokości

kwoty danego wydatku, jeśli jest tak zbiorczy. Tu wracamy do możliwości uzasadnienia kosztu pod budżetem patrz: Co to są wyjaśnienia do budżetu? Warto opisać w tym miejscu sposób wstępnej kalkulacji kosztu.

Czy wiemy jak rozliczyć i udokumentować przewidziane wydatki?

Rozliczanie wniosków połączone jest ze sprawozdaniem dla grantodawcy. Niekiedy grantodawcy udostępniają gotowe formularze do rozliczenia. Najbardziej istotne jest udokumentowanie wszystkich wydatków fakturami, rachunkami i potwierdzeniami przelewów. Dokumenty należy opisać (na odwrocie) podając informację o pochodzeniu dotacji i pozycji budżetowej zgodnie, z którą wydatek został poniesiony. W wytycznych lub umowie z grantodawcą znaleźć można zapisy o tym jak opisywać dokumenty finansowe.

Co to są limity budżetowe?

Grantodawcy często stosują ograniczenia co do wysokości finansowania konkretnych wydatków. Limity takie mogą dotyczyć np.:

  • Udziału % kosztów administracyjnych (pośrednich), które mogą być rozliczane w projekcie;
  • Udziału % kosztów przeznaczonych na zarządzanie projektem;
  • Udziału % kosztów przeznaczonych na promocję projektu;
  • Udziału % kosztów przeznaczonych na zakup sprzętu.

Przekroczenie któregokolwiek z narzuconych limitów w projekcie może skutkować odrzuceniem wniosku. Z reguły limity nie dotyczą kosztów własnych, więc warto je wykorzystać w kategoriach, co do których mamy pewność, że przekroczymy wymagany limit.

Wkład własny – co to może być?

Wkładem własnym organizacji mogą być środki finansowe oraz niefinansowe. Wkład własny finansowy to środki pochodzące z darowizn, składek lub działalności gospodarczej, wpłat od beneficjentów, a także od innych grantodawców. Grantodawca może też zastrzec źródła pochodzenia wkładu własnego, np. w funduszach europejskich wkład własny nie może pochodzić z innego funduszu europejskiego. Należy pamiętać, że deklaracja określonego wkładu finansowego oznacza rozliczenie go w postaci faktur i rachunków w sprawozdaniu przedkładanym grantodawcy.

Wkład własny niefinansowy to wkład rzeczowy (np. wartość lokalu, sprzętu, materiałów posiadanych przez organizację) i wkład osobowy (np. odpowiednio wyceniona praca wolontariuszy). Czasami grantodawcy dopuszczają w ramach wkładu własnego jedynie pracę wolontarystyczną a nie uwzględniają wkładu rzeczowego. Możliwość zastosowania wkładu własnego niefinansowego zazwyczaj zależy od wysokości dotacji, o jaką się ubiegamy. Z reguły informacje na ten temat znajdziemy w wytycznych przygotowanych przez grantodawcę.

Pamiętajmy, że wysokości wkładu własnego będzie wpisana do umowy dotacyjnej, co oznacza, że jego zmniejszenie w trakcie realizacji zadania oznacza również zmniejszenie (proporcjonalnie) dotacji, a więc będziemy musieli część dotacji zwrócić.

Uwaga! Należy dokładnie zapoznać się z regulaminem danego konkursu, jako że wkład własny może stanowić procent od wartości całego projektu, albo od wartości dotacji, jaką chcemy otrzymać.

 Jak wypełniamy budżet we wniosku?

W zależności od grantodawcy formularze wniosków o dotację mogą być bardzo różne. Poniżej prezentujemy wzór budżetu z najczęściej wykorzystywanego wzoru oferty (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku) realizacji zadania publicznego. Tu mamy najbardziej typowy podział kategorii kosztów tj. na koszty merytoryczne, administracyjne, promocji itd.

  1. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego
  1. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów:
Lp. Rodzaj kosztów Ilość jednostek Koszt jednostkowy (w zł) Rodzaj miary Koszt całkowity z tego do pokrycia z wnioskowanej dotacji z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł , w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego Koszt do pokrycia
z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków
i świadczeń wolontariuszy
I) Koszty merytoryczne po stronie Stowarzyszenia ….: Konsultant prawny 20 100 zł h 2000,00 zł 2000,00 zł 0,00 zł 0,00 zł

1) (100 zł x 20 godzin miesięcznie)122000miesiąc2400024000002) Psycholog (80 zł x 20 godzin miesięcznie)121600miesiąc192001920000IIKoszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne po stronie Stowarzyszenia … :       1) Obsługa księgowa12200usługa24002400002) Koordynacja projektu, w tym promocja (praca wolontarystyczna 30 zł x 20 godzin miesięcznie)12600miesiąc720000720003) Koszty bankowe1220miesiąc240240008) usługi telekomunikacyjne (telefony i internet)1230miesiąc3603600011) drobne wyposażenie biurowe i art. Papiernicze ( w tym; papier, tonery, długopisy itp.)12100miesiąc1200600

6000IIIInne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji00-0000IV Ogółem:

54600,0046800,00600,007200,00

Czasami – jak w przypadku – projektów unijnych mamy do czynienia z budżetem podzielonym na zadania (zgodnie z opisem działań w treści merytorycznej). Podziały mogą być różne, tak jak różne bywają formularze czy generatory on line wniosków.

Za każdym razem należy zapoznać się z wytycznymi grantodawcy i – jeśli takowe istnieją -instrukcjami wypełnienia kosztorysów.