Dlaczego organizacjom pozarządowym potrzebna jest kontrola finansowa i audyt? Czy istnieje jeden sprawdzony sposób na przeprowadzenie takiej kontroli?
Audytem nazywamy systematyczną i niezależną ocenę organizacji (ale też procesu, systemu, produktu lub projektu). Audyt może zatem obejmować nie tylko finanse.
– To nawyk, który powinniśmy wprowadzić w naszych organizacjach – zachęca Kinga Chrzanowska z Funduszu PAFPIO, który przed udzieleniem pożyczki dla organizacji pozarządowej zapoznaje się z jej finansami.
Tak, jak w przypadku rachunkowości zarządczej czy planowania finansów, nie ma jednego modelu, który zadziała w przypadku każdej organizacji. Każda z nich sama powinna wypracować narzędzia i procedury kontroli wewnętrznej, adekwatne do jej wielkości, majątku, liczby pracowników czy projektów.
Zatrudniać kolejną osobę?
Mechanizm kontroli wewnętrznej nie oznacza automatycznie zatrudnienia kolejnej osoby – jest raczej bazowaniem na wewnętrznych zasobach. Jak tego dokonać? Proces kontroli czy audytu jest cykliczny, ale nie ciągły. Daje to możliwość wyodrębnienia wewnętrznych zasobów do tego zadania.
Z doświadczenia wielu organizacji, większym wyzwaniem od znalezienia odpowiednich osób, jest przekazanie zespołowi jasnego komunikatu, że ten proces jest ważny, ponieważsłuży profesjonalizacji organizacji i wzrostowi jej efektywności. Równie ważne jest regularne analizowanie i wdrażanie przez zarząd wniosków pokontrolnych lub poaudytowych.
Wprowadzenie tego standardu może się wiązać z wyzwaniem, bo często postrzegane jest jako proces nastawiony na wychwytywanie błędów i „przenoszone” na osoby, które to zadanie wykonują. Dodatkowo, sam proces bywa widziany negatywnie – jako marnowanie czasu pracownika na dostarczanie dokumentów i danych osobie kontrolera. Inni natomiast odbierają to jako działanie wymierzone w ich kompetencje i uczciwość.
Dlatego bardzo istotne jest zbudowanie przestrzeni i włączenie pracowników w ten proces: najlepiej już na poziomie ich przekonań. Wzmocni to poczucie wpływu i odpowiedzialności. Audyt nie służy bowiem ocenie osoby, lecz funkcjonowania organizacji.
Za: NGO
; ;
